Hướng dẫn sử dụng máy photocopy dành cho người bắt đầu

Máy photocopy là một thiết bị sao chụp kỹ thuật số hiện đại không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng, công ty. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách sử dụng chức năng copy và in ở máy photocopy dành cho những bạn chưa biết sử dụng máy photocopy.

1. Chức năng in

- Cổng kết nối của máy photocopy có 2 loại phổ biến hiện nay:

+ Cổng kết nối USB : Kết nối này đòi hỏi khi in hoặc scan bạn phải có một máy tính làm máy chủ. Máy photo sẽ kết nối với máy chủ, và máy chủ sẽ Share chức năng in thì các máy khác trong cùng mạng  Lan mới có thể in được.  Kiểu kết nối này có một điều bất tiện là nếu máy chủ không bật lên thì các máy trạm không thể in được.

+ Kết nối qua bộ chia mạng: máy photocopy sẽ kết nối với bộ chia mạng lan của công ty, tất cả các máy trong hệ thống mạng lan sẽ kết nối trực tiếp với máy photocopy mà không cần qua máy chủ.

- In qua máy photocopy thì đầu tiên bạn cần nhờ kỹ thuật cài đặt kết nối với máy photocopy, nếu là máy photocopy tích hợp in mạng thì bạn chỉ cần in trực tiếp, còn nếu máy photocopy qua cổng USB thì cần bật máy tính chủ lên.

- Bắt đầu in ấn: mở văn bản cần in --> nhấn Ctrl+P --> chọn các thông số:

+ Name: tên máy photocopy mà máy tính của bạn kết nối

+ Page range: số trang in: all – in tất cả các trang; current page – chỉ in trang hiện tại; pages – chọn trang in rời rạc

+ Number of copies: số lượng bản cần in ấn

+ Pages per sheet: lựa chọn in 1 mặt hay in 2 mặt. Nếu máy photocopy của công ty bạn không có bộ đảo bản sao thì bạn sẽ chỉ in được 1 mặt, còn nếu máy đã tích hợp sẵn thì sẽ in được 2 mặt

+ Scale to paper size: lựa chọn kiểu khổ giấy in: no scaling – không định kích thước, letter – khổ giấy viết thư, A4 – khổ A4, A3 – khổ A3

+ Nếu cần chọn thêm tính năng in khác thì click vào nút “Options”

- Click vào nút “OK” là bạn đã hoàn thành xong việc in qua máy photocopy

2. Chức năng copy

Khi sử dụng chức năng sao chụp tài liệu bằng máy photocopy, bạn cần kiểm tra xem máy photocopy của công ty có chức năng photocopy 1 mặt hay 2 mặt

- Chức năng photocopy thủ công 1 mặt

+ Đây là chức năng mà hầu hết các dòng máy photocopy đời thấp áp dụng cho cấu hình cơ bản của nó. Với chức năng này, máy chỉ có thể photo 1 mặt, và bạn phải đặt từng tờ giấy bản gốc lên mặt kính, đậy nắp mềm lại, nhấn nút photo, đợi máy quét xong thì lấy bản gốc đó ra, cho bản khác vào và làm tương tự.

+ Tùy từng loại máy khách hàng có thể nâng cấp lên, một số máy chỉ cố định chức năng photo thủ công thôi.

+ Tiến hành: mở nắp mềm trên cùng của máy photocopy --> đặt úp mặt tài liệu gốc cần sao chụp vào gương chụp, cần đặt tài liệu gốc sao cho mép trên cùng khít với góc vuông trên cùng bên trái của gương chụp (áp dụng tương tự với khổ giấy A5 và A3) --> đậy nắp mềm lại --> nhấn nút start như hình vẽ, máy sẽ tự động hiểu là copy 1 bản sao; nếu muốn nhiều hơn 1 bản thì sau khi đậy nắp mềm, bạn chỉ cần nhấn số lượng bản sao chụp trên bàn phím, sau đó nhấn start là xong.

- Chức năng photocopy tự động 1 mặt

Nếu máy của bạn cho phép nâng cấp lên, bạn phải chọn thêm "Bộ nạp và đảo bản gốc tự động". Lúc này máy của bạn đã có thể photocopy tự động 1 mặt. Tức là bạn chỉ việc đặt 1 tập bản gốc lên (50-100 tờ tùy loại máy) và nhấn nút copy, máy sẽ tự động kéo tập bản gốc vào và photo giúp bạn. Tuy nhiên, vẫn chỉ là copy 1 mặt thôi nhé. Muốn copy 2 mặt thì bạn hãy xem phần dưới đây.

- Chức năng photocopy tự động 2 mặt

Máy của bạn đã có "Bộ nạp và đảo bản gốc", nhưng nếu muốn copy 2 mặt tự động thì bạn cần chọn thêm một bộ phận nữa, đó là "Bộ đảo bản sao tự động - Duplex" . Bộ phận này giúp cho bản sao của bạn có thể tự động đảo mặt được, nếu máy của bạn có chức năng in thì bộ phận này giúp máy in được 2 mặt.

Nguồn: http://sieuthimayphoto.vn/en/component/k2/item/259-huong-dan-su-dung-may-photocopy-danh-cho-nguoi-bat-dau